Regulamin konferencji „Game Industry Conference”

§1

Postanowienia ogólne

  1. Regulamin dotyczy konferencji organizowanej pod nazwą Game Industry Conference ” (zwanej dalej Konferencją).
  2. Organizatorem głównym Konferencji jest Politechnika Poznańska, pl. Marii-Skłodowskiej-Curie 5, 60-965 Poznań, REGON: 000001608, NIP: 777-00-03-699. Współorganizatorem jest Fundacja Vitruvio, Wierzbięcice 57/2, 61-547 Poznań, REGON 366863915, NIP 783-17-56-276, zwani dalej kolektywnie Organizatorem.
  3. Konferencja odbywa się w Pawilonie 15 na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich znajdujących się pod adresem Głogowska 14, Poznań.
  4. Konferencja jest wydarzeniem non-profit i jest finansowana przez sponsorów oraz z opłat za bilety wstępu.
  5. Regulamin dotyczy wszystkich uczestników Konferencji. Każdy uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania zapisów niniejszego regulaminu oraz stosowania się do poleceń przedstawicieli Organizatora.

§2

Wstęp na konferencję

  1. Wstęp na Konferencję jest wolny dla każdego uczestnika imprezy Poznań Game Arena (zwanej dalej PGA) organizowanej przez Międzynarodowe Targi Poznańskie (zwane dalej MTP). Ceny biletów na PGA są określone w cenniku opublikowanym przez MTP.
  2. Klienci biznesowi planujący skorzystać z proponowanych opcji wspomagających działalność networkingową mogą zakupić bilety dla VIPów po cenach określonych w osobnym cenniku.
  3. Program Konferencji opublikowany na stronie internetowej Konferencji (http://gic.gd, zwanej dalej Stroną WWW) jest jedynie programem orientacyjnym przygotowanym przez Organizatora zgodnie z jego najlepszą wiedzą. Organizator zastrzega sobie jednak prawo do zmiany programu Konferencji w razie wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń losowych.
  4. Niezgodność faktycznego programu Konferencji z programem opublikowanym na Stronie WWW nie może być podstawą do żadnych roszczeń wobec Organizatora oraz MTP. W szczególności nie może być podstawą do zwrócenia równowartości ceny biletu wstępu na PGA/biletu VIP.
  5. Raz zakupione bilety VIP nie mogą być zwrócone. Sprawę zwrotu pieniędzy za zakupiony bilet na PGA reguluje regulamin PGA.

§3

Informacje dla uczestników

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestrowania przebiegu Konferencji poprzez filmy wideo, zdjęcia oraz nagrania dźwiękowe w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, promocyjnych i reklamowych. Wizerunek osób przebywających na terenie Konferencji może być utrwalony, a następnie rozpowszechniany w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych i promocyjnych.
  2. Organizator informuje, że ze względu na dużą liczbę uczestników może nie być możliwe uczestniczenie w niektórych wykładach, jeżeli wszystkie wolne miejsca na sali wykładowej zostaną zajęte. Niemożność uczestniczenia w wykładzie ze względu na brak wolnego miejsca na sali nie może być podstawą do żadnych roszczeń wobec Organizatora oraz MTP. W szczególności nie może być podstawą do zwrócenia równowartości ceny biletu wstępu na PGA/biletu VIP.

§4

Informacje dla prelegentów

  1. Propozycje tematów prelekcji/workshopów można zgłaszać za pomocą formularza zamieszczonego na Stronie WWW w terminach opublikowanych na Stronie WWW. Osoba zgłoszona jako wygłaszająca prelekcję/prowadząca workshop będzie dalej nazywana Prelegentem, a prelekcja/workshop będzie dalej nazywany Wystąpieniem.
  2. Prelegent zobowiązuje się do nieodpłatnego przygotowania i przeprowadzenia swojego Wystąpienia w sposób rzetelny i z dużą dbałością o jego jakość. Wystąpienie powinno być zgodne z tematyką Konferencji i nie może stanowić ukrytego działania marketingowego na rzecz jakiejkolwiek firmy i/lub produktu.
  3. Termin Wystąpienia ustalany jest przez Organizatora na podstawie preferencji podanych podczas rejestracji oraz obiektywnych ograniczeń wynikających z dostępności sal i konieczności pogrupowania Wystąpień w ścieżki tematyczne.
  4. Prelegent zobowiązuje się do przeprowadzenia swojego Wystąpienia w terminie ustalonym przez Organizatora.
  5. Organizator zobowiązuje się bezpłatnie dostarczyć Prelegentowi bilet wstępu na Konferencję umożliwiający przeprowadzenie Wystąpienia. Niniejszy punkt nie dotyczy „Lightning Talks”.
  6. Oceną tematu Wystąpienia i w konsekwencji podjęciem decyzji o przyjęciu/odrzuceniu tematu zajmuje się międzynarodowy Komitet Programowy, którego skład ogłoszony jest na Stronie WWW.
  7. Warunkiem rozważenia przyjęcia do programu Konferencji tematu Wystąpienia jest kompletne, dokładne i rzetelne wypełnienie formularza rejestracyjnego.
  8. Decyzja Komitetu Programowego o odrzuceniu tematu Wystąpienia jest nieodwołalna.
  9. Prelegent, zgłaszając swoje Wystąpienie przy wykorzystaniu formularza rejestracyjnego zamieszczonego na Stronie WWW, zobowiązany jest do wysłania swojego zdjęcia w formie elektronicznej. Niniejszy punkt nie dotyczy „Lightning Talks”.
  10. Prelegent wysyłając swoje zdjęcie udziela Organizatorowi zgodę na wykorzystanie swojego zdjęcia do celów promocji Wystąpienia.

§6

Obowiązek informacyjny RODO

  1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Fundacja Vitruvio z siedzibą w Poznaniu, przy ul. Wierzbięcice 57/2. Poniżej znajdą Państwo wszelkie niezbędne informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z realizacją zawartej z Państwem umowy oraz w celu jej należytego wykonania.
  2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych: Jakub Wawrzyniak, e-mail: kuba@gic.gd
  3. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie zgody, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora w celu realizacji organizacji konferencji, transakcji sprzedaży biletu, rejestracji prelegentów i uczestników, a także kontaktu z Państwem w razie takiej potrzeby oraz w celu rozpatrzenia ewentualnych reklamacji czy dochodzenia roszczeń. Zakres zbieranych danych jest opisany w naszej Polityce prywatności oraz Regulaminie.
  4. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla zrealizowania celów, dla których zostały zebrane oraz pod warunkiem zachowania aktualności obowiązujących podstaw prawnych, bądź gdy pojawiła się nowa podstawa, np. przepis prawa lub konieczność realizacji roszczeń w postępowaniu sądowym. Oznacza to również, że dane osobowe mogą być przechowywane po zrealizowaniu umowy przez okres wymagany w odrębnych przepisach, np. do celów podatkowych lub księgowych.
  5. Podanie danych jest dobrowolne. Niepodanie danych uniemożliwia jednak realizację rejestracji uczestnika a tym samym obsługę zamówienia.
  6. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane naszym partnerom w celu niezbędnym do prawidłowej realizacji umowy. Dotyczy to podmiotów prowadzących dla nas obsługę informatyczną czy księgową, firm zajmujących się dochodzeniem roszczeń, pośredniczących w zamawianiu usług kurierskich, operatorów pocztowych, firm kurierskich, serwisów obsługujących druk czy serwisów obsługujących płatności internetowe.
  7. Jako Administrator zapewniamy Państwu prawo dostępu do danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. Mogą Państwo także skorzystać z uprawnienia do złożenia wobec Administratora sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawa do przenoszenia danych do innego administratora danych. W przypadku wyrażenia dobrowolnej zgody przysługuje Państwu prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie w dowolnym momencie co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Mają Państwo prawo wnieść skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§6

Postanowienia końcowe

  1. Służby porządkowe i informacyjne mają prawo do wydawania instrukcji porządkowych i przeciwpożarowych zgodnie z obowiązującym prawem.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki zdarzeń, których nie był w stanie przewidzieć.
  3. Organizator zapewnia bezpieczny przebieg Konferencji tylko w przypadku, gdy wszyscy uczestnicy przestrzegają Regulaminu, Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych oraz prawa polskiego.
  4. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych oraz regulaminy MTP i  PGA.
  5. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu bez uprzedniego informowania potencjalnych uczestników i Prelegentów.